Breng je geschiedenis naar Topf

Topf leest CSV, een gangbaar tabelformaat. Biedt je bank of app CSV aan bij de exportformaten, kies dat dan. Kolommen mogen gescheiden zijn door komma’s, puntkomma’s of tabs; Topf ziet zelf welke.

• Excel: ‘Bestand’, ‘Opslaan als’, indeling CSV UTF-8.
• Numbers: ‘Archief’, ‘Exporteer naar’, CSV.
• Google Spreadsheets: ‘Bestand’, ‘Downloaden’, indeling CSV.

Een bestand mag tot 50.000 regels en 20 MB groot zijn. Een grotere tabel splits je beter op in een paar bestanden, bijvoorbeeld één per jaar.

Worden letters vreemde tekens, dan is het bestand niet in UTF-8 bewaard maar in een oudere codering. Topf gokt niet: het laat zien hoe de woorden van je bestand eruitzien in vijf coderingen, en jij kiest die waarin ze kloppen.

Boven de tabel van een afschrift staan vaak een paar regels over de rekening. Topf vindt de regel met de kolomnamen; zit het ernaast, open dan het menu onder de bestandsnaam en kies een andere regel, of geef aan dat er geen kopteksten zijn.

Elk veld van een transactie krijgt een kolom van het bestand. Alleen de datum en het bedrag zijn verplicht; zonder de rest gebeurt dit:

• Rekening: je kiest er in de volgende stap één voor het hele bestand.
• Categorie: uitgaven gaan naar ‘Overige uitgaven’, inkomsten naar ‘Overige inkomsten’.
• Notitie: geen.
• Valuta: die van de rekening.
• Tijd: uit de datum, of 12.00 uur.

Topf vult een veld alleen zelf in als het zeker is: een kolom die precies zo heet als het veld en waarvan elke waarde leesbaar is. Een bestand dat uit Topf is geëxporteerd, wordt in zijn geheel herkend, in elk van zijn talen. Wat je zelf kiest, blijft gekozen.

Bestanden schrijven bedragen op drie manieren, en het menu van het bedrag kent ze allemaal:

• ‘Eén kolom met teken’: uitgaven met een min, inkomsten zonder. Niets te doen.
• ‘Uitgaven zonder min’: voor bestanden waarin uitgaven positief staan. Zonder dit komen je uitgaven binnen als inkomsten.
• ‘Uitgaven en inkomsten in aparte kolommen’: voor afschriften met een kolom af en een kolom bij. Kies ze allebei.

Een bedrag geschreven als 1,234 is 1234 als de komma de duizendtallen scheidt, en één komma twee drie vier als de komma het decimaalteken is. Kan een kolom op beide manieren worden gelezen, dan vraagt Topf het en laat het zien hoe een waarde in elk geval leest.

Een datum als 05/04/2026 is in het ene land 5 april en in het andere 4 mei. Topf beslist over de hele kolom: is elke waarde op twee manieren te lezen, dan vraagt het en laat het beide lezingen zien.

Een transactie zonder tijd komt op 12.00 uur; een van vandaag niet later dan de huidige minuut. Datums in de toekomst worden niet geïmporteerd.

Bij ‘Rekeningen en categorieën’ krijgt elke rekening en elke categorie van het bestand een regel, en jij zegt waar ze heen gaan: naar een rekening of categorie in je boek, naar een nieuwe, of ‘Niet importeren’.

Topf koppelt alleen zelf als er één antwoord is: dezelfde rekening op naam en valuta, dezelfde categorie op naam en soort, of wat de vorige import van dit bestand aanmaakte. Passen er meer, dan vraagt de regel je om te kiezen en wacht de knop.

Een nieuwe rekening begint met een saldo van nul, en het saldo wordt de som van de transacties: een CSV-bestand heeft geen beginsaldo. Je kunt het daarna in de rekening corrigeren.

In de gratis versie maakt de import zoveel nieuwe rekeningen aan als de gratis versie toestaat; de rest staat op ‘Niet importeren’ met Plus ernaast. Voor categorieën is er geen grens.

Een bestand dat uit Topf is geëxporteerd, wordt in zijn geheel herkend: de kolommen worden vanzelf gekoppeld, en rekeningen en categorieën worden op hun ID gevonden. Zo verhuis je transacties naar een ander account, of haal je terug wat je hebt geëxporteerd. Het bestand bevat alleen transacties: budgetten, terugkerende transacties en beginsaldi gaan niet mee, en de bedragen in je hoofdvaluta worden niet gelezen, omdat de koers voor elke datum opnieuw wordt bepaald.

In een export van alle rekeningen staat een overboeking op twee regels, en Topf zet hem weer in elkaar tot één overboeking. De export van één rekening bevat alleen zijn eigen kant, die een overboeking wordt als de andere rekening al met dezelfde valuta in het boek staat. Bestanden van banken en andere apps hebben zulke paren niet: elke regel wordt een uitgave of een inkomst, want regels koppelen op datum en bedrag zou gokken zijn.

Importeer je hetzelfde bestand een tweede keer in dezelfde rekening, dan komt er niets bij. Afschriften die overlappen, zoals twee maanden met een paar gedeelde dagen, voegen elke transactie één keer toe. In een andere rekening komt hetzelfde bestand opnieuw binnen. Hetzelfde geldt na een import zonder account: zodra je er een koppelt, kan hetzelfde bestand zijn regels opnieuw toevoegen.

Topf herkent een regel aan zijn volledige inhoud. Nummert een bank in elk afschrift regels opnieuw of wijzigt hij ze, dan kunnen die regels een tweede keer worden toegevoegd. Controleer vóór het importeren hoeveel transacties de bovenste regel bij ‘Rekeningen en categorieën’ toevoegt; klopt het resultaat niet, maak dan de hele import ongedaan.

Een transactie die je in Topf hebt verwijderd, komt met opnieuw importeren niet terug: importeren brengt gegevens binnen, het zet geen back-up terug.

Een regel die Topf niet precies kan lezen, raadt het niet. De bovenste regel bij ‘Rekeningen en categorieën’ telt zulke regels; ‘Details’ noemt elke regel met de reden:

• geen datum of geen bedrag, of een datum die niet bestaat;
• een datum in de toekomst, of een bedrag van nul;
• meer decimalen dan de valuta heeft;
• een valuta die niet wordt herkend of niet die van de rekening is;
• een notitie van meer dan 280 tekens.

De valuta mag als code staan, zoals EUR, of als teken, zoals €. De tekens $ en ¥ horen bij meerdere valuta’s, dus daarvoor is de code nodig.

Open het importscherm opnieuw, tik onder ‘Laatste import’ op ‘Import ongedaan maken’ en bevestig. De transacties van die import verdwijnen uit het boek, ook die je daarna hebt bewerkt; de rekeningen en categorieën die hij aanmaakte ook, tenzij iets anders ze nog gebruikt.

Ongedaan maken blijft op dit apparaat bewaard tot de volgende import. Op je andere apparaten bestaat het niet, en een import zonder account is niet meer ongedaan te maken zodra je een account koppelt. Nadat je de import ongedaan hebt gemaakt, kun je hetzelfde bestand opnieuw importeren met welke keuzes je maar wilt.

Werd Topf midden in een import gesloten, dan blijft wat geschreven is in het boek en is het op dezelfde manier ongedaan te maken: het importscherm zegt hoeveel van hoeveel er geschreven zijn.

Importeren is gratis. Elke transactie komt binnen in de valuta van haar rekening, en de koers naar je hoofdvaluta is die van de datum van de transactie, zoals wanneer je er een voor een eerdere dag toevoegt.