Bring deine Buchungen zu Topf

Topf liest CSV, ein verbreitetes Tabellenformat. Wenn deine Bank oder App beim Export CSV anbietet, wähle es. Die Spalten dürfen durch Komma, Semikolon oder Tabulator getrennt sein, Topf erkennt das selbst.

• Excel: „Datei“, „Speichern unter“, Format „CSV UTF-8“.
• Numbers: „Ablage“, „Exportieren“, CSV.
• Google Tabellen: „Datei“, „Herunterladen“, CSV.

Eine Datei darf bis zu 50.000 Zeilen und 20 MB haben. Eine größere Tabelle teilst du besser in mehrere Dateien, zum Beispiel nach Jahren.

Werden aus Buchstaben seltsame Zeichen, ist die Datei nicht in UTF-8 gespeichert, sondern in einer älteren Kodierung. Topf rät nicht: Es zeigt, wie die Wörter deiner Datei in fünf Kodierungen aussehen, und du wählst die, in der sie stimmen.

Über der Tabelle eines Kontoauszugs stehen oft ein paar Zeilen zum Konto. Topf findet die Zeile mit den Spaltennamen; hat es die falsche gewählt, öffne das Menü unter dem Dateinamen und wähle eine andere Zeile oder sag, dass es keine Überschriften gibt.

Jedes Feld einer Buchung bekommt eine Spalte der Datei. Nötig sind nur Datum und Betrag, ohne die anderen passiert Folgendes:

• Konto: Du wählst im nächsten Schritt eins für die ganze Datei.
• Kategorie: Ausgaben kommen in „Sonstige Ausgaben“, Einnahmen in „Sonstige Einnahmen“.
• Notiz: keine.
• Währung: die des Kontos.
• Uhrzeit: aus dem Datum oder 12 Uhr.

Topf füllt ein Feld nur dann selbst, wenn es sicher ist: Eine Spalte heißt genau wie das Feld, und jeder ihrer Werte wird erkannt. Eine Datei aus dem Export von Topf wird als Ganzes erkannt, in jeder von Topf unterstützten Sprache. Was du selbst wählst, bleibt gewählt.

Dateien schreiben Beträge auf drei Arten, und das Menü des Betrags kennt jede:

• „Eine Spalte mit Vorzeichen“: Ausgaben mit Minus, Einnahmen ohne. Nichts zu tun.
• „Ausgaben ohne Minus“: für Dateien, in denen Ausgaben positiv stehen. Ohne das kämen deine Ausgaben als Einnahmen an.
• „Ausgaben und Einnahmen in getrennten Spalten“: für Auszüge mit einer Soll- und einer Haben-Spalte. Wähl beide.

Ein Betrag wie 1,234 bedeutet 1234, wenn das Komma Tausender trennt, und eins Komma zwei drei vier, wenn das Komma das Dezimaltrennzeichen ist. Lässt sich eine Spalte auf beide Arten lesen, fragt Topf und zeigt, wie ein Wert in jedem Fall gelesen wird.

Ein Datum wie 05/04/2026 ist in einem Land der 5. April, im anderen der 4. Mai. Topf entscheidet über die ganze Spalte: Lässt sich jeder Wert auf beide Arten lesen, fragt es und zeigt beide Lesarten.

Eine Buchung ohne Uhrzeit landet auf 12 Uhr, eine von heute nicht später als die aktuelle Minute. Datumsangaben in der Zukunft werden nicht importiert.

Bei „Konten und Kategorien“ bekommt jedes Konto und jede Kategorie der Datei eine Zeile, und du sagst, wohin sie gehen: in ein Konto oder eine Kategorie deines Buchs, in ein neu angelegtes Konto oder eine neue Kategorie, oder „Nicht übernehmen“.

Topf ordnet nur dann selbst zu, wenn es genau eine Antwort gibt: dasselbe Konto nach Name und Währung, dieselbe Kategorie nach Name und Art, oder das, was der letzte Import dieser Datei angelegt hat. Passen mehrere, bittet die Zeile um deine Wahl, und die Taste wartet.

Ein neues Konto beginnt mit Saldo null, und sein Saldo ist die Summe seiner Buchungen: Eine CSV-Datei hat keinen Anfangssaldo. Du kannst ihn danach im Konto korrigieren.

In der kostenlosen Version legt der Import so viele neue Konten an, wie sie erlaubt; die übrigen stehen auf „Nicht übernehmen“ mit Plus daneben. Für Kategorien gibt es keine Grenze.

Eine Datei aus dem Export von Topf wird als Ganzes erkannt: Die Spalten werden von selbst zugeordnet, Konten und Kategorien über ihre ID gefunden. So ziehst du Buchungen in einen anderen Account um oder holst zurück, was du exportiert hast. Die Datei enthält nur Buchungen: Budgets, wiederkehrende Buchungen und Anfangssalden kommen nicht mit, und die Beträge in der Hauptwährung werden nicht gelesen, weil der Kurs für jedes Datum neu bestimmt wird.

Im Export aller Konten steht eine Umbuchung als zwei Zeilen, und Topf setzt sie wieder zu einer Umbuchung zusammen. Der Export eines einzelnen Kontos enthält nur dessen Seite; sie wird zur Umbuchung, wenn das andere Konto schon in derselben Währung im Buch ist. Dateien von Banken und anderen Apps haben solche Paare nicht: Jede Zeile wird eine Ausgabe oder Einnahme, denn Zeilen nach Datum und Betrag zu verbinden wäre geraten.

Importierst du dieselbe Datei ein zweites Mal in dasselbe Konto, kommt nichts dazu. Sich überschneidende Auszüge, etwa zwei Monate mit gemeinsamen Tagen, fügen jede Buchung einmal hinzu. In ein anderes Konto kommt dieselbe Datei neu. Dasselbe gilt für einen Import, den du ohne Topf-Account gemacht hast: Sobald du einen Topf-Account verbindest, kann dieselbe Datei ihre Zeilen erneut hinzufügen.

Topf erkennt eine Zeile an ihrem ganzen Inhalt. Nummeriert eine Bank in jedem neuen Auszug Zeilen neu oder ändert sie, können diese Zeilen ein zweites Mal hinzukommen. Prüfe vor dem Import, wie viele Buchungen laut der oberen Zeile bei „Konten und Kategorien“ hinzukommen; stimmt das Ergebnis nicht, mach den ganzen Import rückgängig.

Eine Buchung, die du in Topf gelöscht hast, holt ein erneuter Import nicht zurück: Der Import bringt Daten herein, er stellt keine Sicherung wieder her.

Eine Zeile, die sich nicht genau lesen lässt, errät Topf nicht. Die obere Zeile bei „Konten und Kategorien“ zählt solche Zeilen, „Details“ nennt jede mit dem Grund:

• kein Datum oder kein Betrag, oder ein Datum, das es nicht gibt;
• ein Datum in der Zukunft oder ein Betrag von null;
• mehr Nachkommastellen, als die Währung hat;
• eine Währung, die nicht erkannt wird oder nicht zum Konto passt;
• eine Notiz mit mehr als 280 Zeichen.

Die Währung darf als Code wie EUR oder als Zeichen wie € dastehen. Die Zeichen $ und ¥ gehören zu mehreren Währungen, für sie braucht es den Code.

Öffne den Import erneut, tippe unter „Letzter Import“ auf „Import rückgängig machen“ und bestätige. Die Buchungen dieses Imports verlassen das Buch, auch später bearbeitete; die Konten und Kategorien, die er angelegt hat, ebenfalls, solange nichts anderes sie nutzt.

Das Rückgängigmachen bleibt auf diesem Gerät bis zum nächsten Import erhalten. Auf deinen anderen Geräten gibt es das nicht, und ein Import ohne Topf-Account lässt sich nicht mehr zurücknehmen, sobald du einen Topf-Account verbindest. Nachdem du den Import rückgängig gemacht hast, lässt sich dieselbe Datei mit beliebigen Einstellungen wieder importieren.

Wurde Topf mitten im Import geschlossen, bleibt das Geschriebene im Buch und lässt sich genauso zurücknehmen: Der Import sagt, wie viele von wie vielen geschrieben wurden.

Der Import ist kostenlos. Jede Buchung landet in der Währung ihres Kontos, und der Kurs zu deiner Hauptwährung gilt für das Datum der Buchung, wie beim nachträglichen Erfassen.